In veel organisaties zien we een patroon dat we allemaal herkennen: pieken en dalen in de werkbelasting, medewerkers die zich een groot deel van de dag onderbenut voelen en anderen die structureel overvraagd worden. Het resultaat? Frustratie, inefficiëntie en onbenut potentieel. Maar wat als we dit kunnen veranderen door slimmer naar taakverdeling te kijken?
Bij vhp human performance geloven we dat optimaal presteren begint bij het goed organiseren van werk. Dit doen we met behulp van een taaklastmeting: een methode om inzichtelijk te maken hoe taken verdeeld zijn, waar piekmomenten zitten en welke talenten onbenut blijven. Op basis van deze inzichten helpen we organisaties om een betere taakverdeling te creëren, waarbij zowel de mens als het bedrijf optimaal rendeert.
Onbenut potentieel en inefficiënte inzet
We zien in de praktijk vaak dat medewerkers taken uitvoeren die niet aansluiten bij hun talenten of dat er een disbalans is in de werkdruk gedurende de dag of week. Sommige medewerkers hebben te veel op hun bord, terwijl anderen taken uitvoeren die niet uitdagend genoeg zijn. Dit leidt niet alleen tot frustratie, maar ook tot een verminderde productiviteit en soms zelfs tot verzuim.
Daarnaast kampen veel organisaties met een tekort aan arbeidskrachten en moeite met het vinden van nieuw personeel. Dit maakt een slimme en efficiënte inzet van de bestaande medewerkers des te belangrijker. Door werk beter te verdelen en anders in te richten, kunnen bedrijven de druk verlagen en tegelijkertijd nieuwe mogelijkheden creëren binnen bestaande functies.
Door taaklastmetingen uit te voeren, brengen we deze knelpunten in kaart. We kijken naar:
- De verdeling van werk over de dag en week: Waar zitten de piekmomenten? Waar zijn er rustpunten?
- Wie welke taken uitvoert: Sluit dit aan bij hun vaardigheden en energie?
- Waar verspilling zit: Taken die efficiënter kunnen of anders verdeeld moeten worden.
Jobcrafting met een vleugje human factors
Op basis van de taaklastmeting gaan we samen met de organisatie aan de slag. Door middel van jobcrafting – het slim herverdelen en herschikken van taken – zorgen we ervoor dat medewerkers werk doen dat beter bij hen past en dat de werkbelasting evenwichtiger verdeeld is. We kijken hierbij door de bril van human factors: hoe kunnen we het werk zo inrichten dat het niet alleen efficiënt is, maar ook duurzaam vol te houden?
Bovendien biedt jobcrafting de mogelijkheid om taakpakketten of functies te creëren die nu nog niet bestaan. Dit geeft organisaties meer flexibiliteit bij het vinden van personeel, omdat medewerkers niet per se álle taken hoeven te beheersen. Door werk op een andere manier in te delen, kunnen bedrijven vacatures invullen met een breder scala aan kandidaten.
Dit leidt tot:
✅ Hogere productiviteit, doordat mensen zich kunnen focussen op wat ze goed kunnen.
✅ Meer werkplezier, omdat taken beter aansluiten bij talenten en interesses.
✅ Minder werkstress, door een eerlijkere verdeling van de werkdruk.
✅ Lagere uitval, omdat piekbelasting en inefficiënties worden verminderd.
✅ Meer flexibiliteit in personeelswerving, door nieuwe functie-indelingen die meer keuze bieden.
Samenwerking en communicatie herijken
Wanneer taken en verantwoordelijkheden opnieuw worden ingedeeld, heeft dit vaak impact op de samenwerking binnen het team. Rollen en verwachtingen veranderen, en dat vraagt om herijking van de onderlinge communicatie en werkafspraken. Het is belangrijk om hier bewust mee aan de slag te gaan en het team actief te betrekken bij deze veranderingen.
Door gezamenlijk te werken aan betere samenwerking en duidelijke communicatielijnen, zorgen we ervoor dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt en hoe zij optimaal kunnen bijdragen. Dit kan betekenen dat werkoverleggen anders ingericht worden, dat er nieuwe samenwerkingsafspraken nodig zijn of dat er aandacht wordt besteed aan teamdynamiek. Zo creëren we niet alleen een efficiëntere taakverdeling, maar ook een sterker en beter functionerend team.
Van inzicht naar actie
Een goede taakverdeling is geen eenmalige exercitie, maar een continu proces. Met onze taaklastmeting en hands-on aanpak helpen we organisaties niet alleen om inzicht te krijgen, maar ook om echt actie te ondernemen. Want slimmer werken betekent niet persé harder werken, maar beter benutten wat er al is!
Benieuwd wat een taaklastmeting voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op en ontdek hoe we samen het beste uit je team kunnen halen.
Liever direct contact met Dorinde Brands? Dat kan ook: mail met Dorinde
