Robert van Velzen, Associate Director TS&FD bij Astellas Meppel, vertelt over de overgang naar hybride werken: “Een van de belangrijkste succesfactoren in deze grote verandering was aandacht voor de medewerkers en communicatie naar de organisatie”.
“Als ik door het nieuwe kantoor loop zie ik meteen dat wat de bedoeling is. Ik zie teams die samenwerken, mensen die videobellen in focusruimtes en her en der sociale ontmoetingen. Leuk om te zien dat mensen met plezier naar kantoor komen.” Met trots kijkt Robert terug op het verandertraject naar hybride werken bij Astellas. Astellas Meppel is een farmaceutische productieplant waar medicijnen worden gemaakt op het gebied van oncologie en urologie die hun weg vinden over de gehele wereld.
De ambitie van Astellas rondom hybride werken was een soepele overgang naar zowel het nieuwe kantoorpand als naar de andere manier van werken. Een manier van werken, waarbij zowel thuis, als in het nieuwe kantoorpand, op een gezonde wijze en met plezier gewerkt kan worden.
“Ondanks dat corona veel ellende heeft gebracht in de wereld, is het voor ons in dit traject een geluksfactor geweest,” vertelt Robert. “Voor Corona was er absoluut geen thuiswerkcultuur. Corona heeft ons inzicht gegeven dat thuiswerken kan! Dat was een perfecte timing, want het besluit om naar een activity based kantooromgeving te gaan, was al genomen.”
Grootste uitdaging
“Veel medewerkers zagen de nieuwe manier van werken niet zitten en een ‘kantoortuin’ al helemaal niet. De angst leefde dat er geen plek op kantoor zou zijn. Hoe kan je werken als je geen eigen bureau meer hebt, was een veel gehoorde zorg. De grootste uitdaging was om de hele groep mee te krijgen en dat is gelukt!” vertelt Robert enthousiast.
Succesfactoren
Robert vertelt over het verandertraject: “Een van belangrijkste succesfactoren in deze grote verandering was aandacht voor de medewerkers en communicatie naar de organisatie. Met elkaar hebben we een visie opgesteld op de nieuwe manier van werken. Om de hele groep mee te krijgen in de verandering hebben we met regelmaat sessies gehouden om de visie te delen, ervaringen uit te wisselen en de zorgen op te halen. Iedereen was welkom, maar nooit gedwongen! Het resultaat was dat bijna alle medewerkers bij de sessies aanwezig waren”.
“We namen alle zorgen van de medewerkers serieus. We hebben bijvoorbeeld een koffieproeverij gedaan om de zorg over slechte koffie weg te nemen. En we zijn ook met een afvaardiging bij andere organisaties gaan kijken om in gesprek te gaan over de voor- en nadelen van een activity based kantooromgeving.”
Waarom vhp?
“vhp nam ons mee in hun aanpak om deze verandering te begeleiden. Vooral het werken vanuit een gezamenlijke visie en het betrekken van alle belanghebbenden sloeg aan. De managers kwamen bij mij terug met de reactie: ‘This is it’.
vhp heeft een aanpak waarin wij geloven. Maar misschien nog wel belangrijker…vhp spreekt onze taal. Vanaf het eerste moment was er een klik met de adviseurs van vhp, Dorinde Brands en Jeanine Frunt, die ons hebben begeleid.”
