Complexe werkplekken, Optimalisatie ruimtes en systemen, Organiseren en ontwerpen van werkomgevingen, Procesoptimalisatie door continu verbeteren, Procesoptimalisatie en lean six sigma

Aanleiding

Het Klinisch Chemisch Lab (KCL) van het Ikazia ziekenhuis wil de efficiency op de afdeling verhogen door werkzaamheden en werkplekken logischer in te delen en beter te clusteren. Hier is een plan voor gemaakt welke men door een externe partij wil laten beoordelen vanuit de human factors benadering. De keuze is op vhp human performance gevallen vanwege onze expertise en ervaring op het gebied van werkprocessen en impact van veranderingen op gebruikers.

Klantvraag

Het Ikazia ziekenhuis wil naast het verhogen van de efficiency zorgen voor goede werkomstandigheden voor de medewerkers. De opdracht voor vhp is het beoordelen van de plannen op human factors uitgangspunten zodat knelpunten worden voorkomen en ruimtes zodanig worden ingericht dat de medewerkers er prettig en efficiënt kunnen werken.

Aanpak

Een grondige analyse van de werkprocessen, inclusief het in kaart brengen van de looplijnen tussen de verschillende werkplekken en onderdelen van het lab, gaf inzicht in mogelijke knelpunten als gevolg van de beoogde verbeteringen. We zagen in sommige delen van het lab zogenaamde “hotspots” ontstaan, waar veel personen tegelijk op een beperkt oppervlak werkzaam zijn. Andere gedeeltes werden daarentegen veel minder intensief gebruikt. Met dit inzicht zijn we samen met de gebruikers om de tekentafel gegaan, waarbij we de elementen van het lab op verschillende posities hebben geplaatst in het kader van optimale efficiency. Vanwege de veelheid aan bewegingen en hoeveelheid apparatuur in het lab was dit een uitdagende klus.

We hebben na overleg met de medewerkers tevens de positie van de ontvangstbalie in het plan ter discussie gesteld. Met behulp van een proces- en looplijnanalyse kon onderbouwd worden dat de beoogde plek niet optimaal was. Geluidsoverlast en te krappe werkruimte waren hierbij de voornaamste knelpunten. De analyses hebben geleid tot de aanbeveling om de ontvangstbalie te verplaatsen naar de periferie van de afdeling.

Resultaten

De inzet van vhp in samenwerking met de medewerkers van de afdeling heeft ertoe geleid dat het plan voor herindeling van het lab volledig is herzien. Door het inzichtelijk maken van de werkprocessen en de impact van werkzaamheden en werktaken kon de optimale opstelling van de verschillende onderdelen en werkplekken van het lab worden bepaald. Geluid-producerende apparatuur zoals vriezers en koelkasten zijn in afgesloten ruimtes geplaatst. De toetsing en de praktische aanpak die vhp hanteert heeft geleid tot meer draagvlak voor de verandering bij de gebruikers en een betere indeling en inrichting zodat de medewerkers op een fijne manier efficiënt kunnen werken.

Zowel analisten als baliemedewerkers kunnen geconcentreerd hun werkzaamheden uitvoeren maar ook goed samenwerken als de situatie dit vereist.

Het optimaliseren van de  werkomgeving van de analisten heeft ertoe geleid dat zij minder hoeven te lopen.

Dit was de eerste keer dat Ikazia ziekenhuis haar plannen in een vroeg stadium vanuit human factors oogpunt heeft laten toetsen. De betrokkenen waren zeer positief over de wijze waarop de gebruikers zijn meegenomen in het proces, de flexibele en toegankelijke opstelling van vhp en de praktische verbetervoorstellen die onze werkwijze heeft opgeleverd.