Begeleiden van verandering en vernieuwing, Expertises, Smart health, Ver- en nieuwbouw

Aanleiding

Het Spijkenisse Medisch Centrum (SMC) wil een toekomstbestendig medisch centrum worden. De herstructurering die daarvoor nodig is heeft betrekking op verschillende aspecten van het ziekenhuis. Denk aan poliklinieken op logische plekken, uitbreiden en upgraden van de verpleegafdeling en poliklinieken, integreren van de spoedpoli en de huisarts. Ook wil men ruimtes gaan verhuren aan diverse partijen en samenwerkingsverbanden opzetten met partners zoals Buurtzorgpension en GGZ Delftland. Het doel is om een breed opgezet medisch centrum te worden.

Klantvraag

De verpleegafdeling van het ziekenhuis krijgt in de toekomst te maken met een toenemend aantal patiënten. Om de gewenste zorg te kunnen blijven bieden zal de huidige oppervlakte beter benut moeten worden en dient er optimaal gebruik gemaakt te worden van de beschikbare ruimtes. Naast een optimale omgeving voor de patiënt wil het SMC tevens een gezonde, efficiënte en veilige werkomgeving voor haar medewerkers creëren. Vanuit een goede indeling en inrichting worden de ruimtes optimaal benut en wordt het werkproces ondersteund. De renovatie zal sober en doelmatig worden uitgevoerd, waarbij de focus ligt op functionaliteit. Aan ons is gevraagd om het team dat zich bezighoudt met de verbouwing te ondersteunen bij het functioneel ontwerp en de schakel te zijn tussen bouw en gebruikers.

Aanpak

In een relatief kort tijdsbestek is er door vhp samen met het huisvestingsteam veel werk verzet. Dit was enerzijds mogelijk door regelmatig bij elkaar te komen en anderzijds door de hoge mate van flexibiliteit van de betrokken medewerkers. Middels observaties en interviews met alle gebruikers (verpleegkundigen, facilitair, huisvesting) hebben we de huidige werkprocessen op de afdeling in kaart gebracht en de knelpunten op het gebied van uitvoering van het werk, efficiency, veiligheid en human factors inzichtelijk gemaakt. Met het afdelingshoofd en een afvaardiging van de medewerkers is bekeken hoe de knelpunten in de nieuwe situatie voorkomen kunnen worden.

Op basis van deze proces- en knelpuntenanalyse zijn eisen geformuleerd voor de toekomstige situatie. Deze zijn aangevuld en verder geconcretiseerd met de medewerkers en vastgelegd in een functioneel Programma van Eisen (fPvE). Op basis van relatieschema’s en looplijnen is een vlekkenplan voor de indeling gemaakt en vervolgens meermaals getoetst in sessies met het huisvestingsteam.

Vervolgens is het ontwerp door de tekenaar in detail uitgewerkt tot een definitief ontwerp. Hier was vhp als sparringpartner van het afdelingshoofd en tevens als toetsende partij nauw bij betrokken.

Een belangrijke les uit dit project was dat het opstellen van het functioneel Programma van Eisen en het maken van de definitieve tekening parallel moeten lopen. Er waren in dit project, vanuit voortschrijdend inzicht, aanpassingen op de tekening gemaakt welke niet waren overgenomen in het fPvE. Hierdoor ontstond onduidelijkheid bij de uitvoerende bouwpartijen. Door het snelle optreden van het ziekenhuis en opschalen naar vhp zijn de onduidelijkheden op tijd opgehelderd richting de uitvoerende partijen.

Resultaten

Door de inzet van vhp en de nauwe samenwerking met het huisvestigingsteam en in het bijzonder het afdelingshoofd en de technisch projectleider, heeft het SMC de human factors in een vroegtijdig stadium in haar ontwerpen geborgd. Binnen de gestelde randvoorwaarden is een efficiënte en gezonde werkomgeving gecreëerd. Door de nieuwe indeling van de afdeling zijn de bestaande knelpunten opgelost. Verpleegkundigen in de dagsituatie hoeven minder ver te lopen en is er meer werkruimte voor de medewerkers in de keuken en in de sanitaire ruimtes. Voorraden zijn op logische posities op de afdeling gesitueerd en de complexere werkplekken voldoen aan de human factors uitgangspunten.

De afdeling heeft dit project aangegrepen om op sommige punten het werkproces efficiënter in te richten. Door de nauwe betrokkenheid van de medewerkers en het meenemen van hun input in het ontwerp kunnen alle betrokkenen zich verheugen op het werken in de nieuwe, mede door henzelf ontworpen werkomgeving.

Het Spijkenisse Medisch Centrum heeft de samenwerking met vhp als zeer positief ervaren. Inhoudelijke knowhow van de (zorg)processen, aandacht voor de collega’s op de werkvloer en het ‘bij de les houden’ van projectleiding. Door de inbreng van vhp is binnen de beperkte marges een goed onderbouwd plan tot stand gekomen met draagvlak van alle betrokken partijen.