Begeleiden van verandering en vernieuwing, Optimalisatie ruimtes en systemen, Organiseren en ontwerpen van werkomgevingen, Smart Health

Het Maasstad ziekenhuis is een topklinisch opleidingsziekenhuis in Rotterdam Zuid. Het ziekenhuis wil de kwaliteit van leven van patiënten verbeteren en de medewerkers willen de patiënten de beste zorg en aandacht geven. Het zorgdragen voor goede arbeidsomstandigheden voor de medewerkers is hierbij een randvoorwaarde.

Aanleiding

Er zijn allerlei ontwikkelingen gaande in de poliklinieken. Voorbeelden zijn aanmeldzuilen, aanmelden op afstand, monitoring van patiënt op afstand et cetera. Deze ontwikkelingen hebben invloed op het werk van medewerkers van de poli en specifiek de balie. Het Maasstad Ziekenhuis wilde daar niet op wachten en heeft aan vhp gevraagd om hen te ondersteunen bij de verbetering van de huidige werkplekken aan de polibalie voor de medewerkers. Enerzijds omdat we veel ervaring hebben op het gebied van werkprocessen in het ziekenhuis. Anderzijds vanwege onze expertise bij het functioneel ontwerpen van balies waarbij rekening wordt gehouden met de medewerker.

Klantvraag

In eerste instantie heeft het Maasstad Ziekenhuis gevraagd om via een pilot de werksituatie aan de balie op één specifieke poli te verbeteren. In de loop van het traject kwam de vraag of we de verbeteringen zodanig konden doorvoeren, dat deze voor het merendeel van de poli’s toepasbaar is. Dit leidde uiteindelijk tot de opdracht om de Maasstad Polibalie te ontwerpen.

Aanpak

Bij het ontwerpen van balies hanteren wij een vaste aanpak. In een sessie met medewerkers en teamleiding zijn de verwachtingen en wensen voor de werkplek in kaart gebracht. Tijdens diepte-interviews en observaties zijn de werkprocessen, taken, handelingen en benodigdheden in kaart gebracht. Vanuit informatie over duur en frequentie is de vertaling naar concrete functionele eisen gemaakt. Op basis hiervan zijn een aantal concepten uitgewerkt en besproken met medewerkers en teamleiding. Het beste concept is vervolgens gerealiseerd.

Resultaten

Het ziekenhuis en in het bijzonder de medewerkers zijn enthousiast over het resultaat. Het ontwerp van de balie past veel beter bij de taken en handelingen die zij uitvoeren aan de balie. Ook is het nieuwe ontwerp een oplossing voor de knelpunten voor fysieke belasting. Zo wordt hoog en ver reiken met de armen voorkomen en kan men recht voor de monitor plaatsnemen. En door het toevoegen van privacy schermen en schotten op de balie is het voor patiënten duidelijker geworden waar zij zich moeten aanmelden en wordt hun privacy beter gewaarborgd.

Het nieuwe ontwerp van de polibalie geldt als een basis voor de overige poliklinieken. Het ontwerp kan, afhankelijk van de processen aan een specifieke polibalie, nog iets wijzigen, zodat dit nog beter de medewerker ondersteunt.

Het Maasstad ziekenhuis heeft hierdoor een goed basisontwerp in handen dat het comfort van de medewerkers verhoogt en de patiëntvriendelijkheid vergroot.

De samenwerking met VHPHP heeft er voor gezorgd dat de problematiek rond het werken achter de balie in kaart is gebracht. Vervolgens is met de gebruikers en bouwers een ontwerp gemaakt wat past in de Maasstad stijl en voor medewerkers een prettige werkplek heeft opgeleverd die geleid heeft tot afname van fysieke klachten en verzuim.